ارسال ایمیل گروهی؛ آموزش جیمیل، اوت‌لوک و روش مناسب کسب‌وکارها

برای ارسال یک اطلاعیه به چند مشتری یا اجرای کمپین برای هزاران مخاطب، آیا می‌توان از یک روش استفاده کرد؟ جیمیل و اوت‌لوک برای ارسال محدود و موردی قابل‌استفاده‌اند؛ اما خبرنامه‌های منظم و کمپین‌های تبلیغاتی معمولاً به مدیریت مخاطبان، لغو اشتراک و گزارش‌گیری نیاز دارند.

در این راهنما، روش‌های ارسال ایمیل گروهی، محدودیت‌ها و خطاهای رایج را بررسی می‌کنیم تا گزینه مناسب کسب‌وکارتان را انتخاب کنید.

ارسال ایمیل گروهی چیست؟

ارسال ایمیل گروهی یعنی فرستادن یک پیام مشترک یا شخصی‌سازی‌شده به چند گیرنده؛ مانند اطلاع‌رسانی به مشتریان، ارسال خبرنامه، معرفی محصول یا دعوت به رویداد.

«ایمیل گروهی» و «ایمیل انبوه» گاهی به‌جای یکدیگر استفاده می‌شوند، اما روش مناسب به حجم و تکرار ارسال و امکانات موردنیاز بستگی دارد.

کدام روش ارسال ایمیل گروهی برای شما مناسب است؟

پیش از انتخاب ابزار، مشخص کنید چند مخاطب دارید و آیا به پیام شخصی‌سازی‌شده، لغو اشتراک یا گزارش عملکرد نیاز دارید.

برای اطلاع‌رسانی موردی به همکاران، BCC می‌تواند کافی باشد؛ اما برای خبرنامه هفتگی مشتریان، مدیریت لغو اشتراک و گزارش عملکرد نیز اهمیت دارد.

حتی برای فهرستی کوچک، نیاز به ارسال خودکار یا تحلیل نتایج می‌تواند استفاده از سرویس تخصصی را توجیه کند. پیش از خرید، امکانات طرح، هزینه تمدید و سازگاری آن با ابزارهای کسب‌وکارتان را بررسی کنید.

چگونه یک ایمیل گروهی در Gmail ارسال کنیم؟

برای ارسال یک پیام مشترک، از نسخه وب جیمیل استفاده کنید. اگر مخاطبان نباید آدرس یکدیگر را ببینند، آن‌ها را در BCC یا رونوشت مخفی قرار دهید.

ارسال پیام مشترک با BCC

۱. روی Compose / نوشتن کلیک کنید.
۲. گزینه BCC را در کنار قسمت گیرنده انتخاب کنید.
۳. آدرس مخاطبان را در BCC وارد و با کاما جدا کنید. می‌توانید آدرس خودتان را در To قرار دهید.
۴. موضوع و متن را بنویسید و لینک‌ها و پیوست‌ها را بررسی کنید.
۵. یک نسخه آزمایشی برای خودتان بفرستید؛ سپس ارسال اصلی را انجام دهید.

گیرندگان BCC، آدرس سایر افراد همین قسمت را نمی‌بینند؛ اما آدرس‌های موجود در To و CC برای آن‌ها قابل‌مشاهده است.

ارسال ایمیل شخصی‌سازی‌شده در جیمیل

قابلیت Mail Merge یا ادغام پستی در طرح‌های واجد شرایط Google Workspace، نسخه جداگانه‌ای از پیام را با اطلاعات هر مخاطب ارسال می‌کند.

در حساب پشتیبانی‌شده، هنگام نوشتن پیام، گزینه Use mail merge را کنار To فعال کنید. با واردکردن علامت @، فیلدهایی مانند نام مخاطب را اضافه کنید. اتصال فهرست از Google Sheets نیز امکان‌پذیر است. این قابلیت در همه حساب‌های جیمیل موجود نیست.

محدودیت ارسال در جیمیل

برای حساب شخصی Gmail، ارسال بیش از ۵۰۰ پیام در روز یا یک پیام به بیش از ۵۰۰ گیرنده می‌تواند خطای محدودیت ایجاد کند. حساب‌های کاری و روش‌های دیگر ارسال ممکن است سقف متفاوتی داشته باشند. استفاده از BCC یا شخصی‌سازی، محدودیت حساب را حذف نمی‌کند؛ پیش از ارسال گسترده، سقف مربوط به حساب و ابزار خود را بررسی کنید.

چگونه یک ایمیل گروهی در Outlook ارسال کنیم؟

برای پیام مشترک و موردی، می‌توانید گیرندگان را در BCC قرار دهید. اگر هر مخاطب باید پیام جداگانه‌ای با نام یا اطلاعات اختصاصی دریافت کند، ادغام پستی در Word و برنامه ایمیل سازگار، گزینه دیگری است.

ارسال ایمیل با Word و فهرست اکسل

اکسل فهرست مخاطبان را نگهداری می‌کند و Word متن را شخصی‌سازی می‌کند؛ اکسل به‌تنهایی ابزار ارسال نیست. مراحل زیر مربوط به Word دسکتاپ ویندوز است و به برنامه ایمیل سازگار و پیکربندی‌شده نیاز دارد:

۱. در اکسل، ستون آدرس ایمیل و در صورت نیاز ستون نام را آماده کنید.
۲. در Word به Mailings → Start Mail Merge → E-mail Messages بروید.
۳. از Select Recipients → Use an Existing List فایل مخاطبان را انتخاب کنید.
۴. متن را بنویسید و با Insert Merge Field اطلاعات شخصی‌سازی را اضافه کنید.
۵. خروجی را با Preview Results بررسی کنید.
۶. از Finish & Merge → Send E-mail Messages، ستون ایمیل، موضوع و قالب را تعیین کنید. ابتدا پیام را به چند آدرس آزمایشی بفرستید.

در این روشِ ادغام پستی در Word ویندوز، افزودن پیوست و گیرندگان CC یا BCC پشتیبانی نمی‌شود؛ برای ارائه فایل می‌توانید لینک آن را در متن بگذارید.

محدودیت ارسال در اوت‌لوک

سقف ارسال به ارائه‌دهنده ایمیل و نوع حساب مورداستفاده در اوت‌لوک بستگی دارد. عدد یکسانی برای همه حساب‌ها وجود ندارد.

برای مشترکان Microsoft 365 که از سرویس Outlook.com استفاده می‌کنند، مایکروسافت سقف‌های زیر را اعلام کرده است:

• حداکثر ۵۰۰ گیرنده در هر پیام؛
• حداکثر ۵۰۰۰ گیرنده در روز؛
• حداکثر ۱۰۰۰ گیرنده در روز که قبلاً به آن‌ها ایمیل نفرستاده‌اید.

حساب‌های بدون اشتراک محدودیت پایین‌تری دارند و سابقه استفاده نیز مؤثر است. این اعداد را نباید به تمام حساب‌های سازمانی یا سرویس‌های متصل به اوت‌لوک تعمیم داد.

چگونه با سرویس تخصصی، ایمیل گروهی ارسال کنیم؟

اگر به ارسال منظم، مدیریت لغو اشتراک یا گزارش عملکرد نیاز دارید، بررسی سرویس تخصصی قدم بعدی است. پس از انتخاب سرویس متناسب با نیازتان، ارسال را با مراحل زیر آماده کنید.

۱. فهرست مخاطبان را آماده کنید

از افرادی شروع کنید که دریافت این نوع پیام را پذیرفته‌اند. آدرس‌های تکراری و نامعتبر را اصلاح یا حذف کنید و مخاطبانی را که لغو اشتراک کرده‌اند، دوباره به فهرست ارسال اضافه نکنید.

اطلاعات لازم برای شخصی‌سازی را در ستون‌های مشخص نگه دارید. اگر پیشنهادها متفاوت‌اند، مشتریان فعلی و مخاطبان جدید را جدا کنید. برای ساخت فهرست نیز می‌توانید از فرم عضویت خبرنامه استفاده کنید؛ خرید فهرست بزرگ، جای شناخت مخاطب را نمی‌گیرد.

۲. فرستنده و دامنه را تنظیم کنید

نام فرستنده باید قابل‌شناسایی باشد. برای دریافت پاسخ نیز از آدرسی استفاده کنید که پیام‌های آن پیگیری می‌شوند.

تنظیماتی مانند SPF، DKIM و DMARC به سرویس‌های دریافت‌کننده کمک می‌کنند اعتبار فرستنده را بررسی کنند. این تنظیمات باید مطابق راهنمای سرویس ارسال انجام شوند.

گوگل برای ارسال به Gmail شخصی الزامات مشخصی دارد. احراز هویت فرستنده بخشی از این الزامات است؛ برای فرستندگانی که در دسته ارسال انبوه گوگل قرار می‌گیرند، پیام‌های بازاریابی باید امکان لغو اشتراک با یک کلیک نیز داشته باشند. رعایت این موارد، تحویل قطعی به اینباکس را تضمین نمی‌کند.

۳. پیام و صفحه مقصد را هماهنگ کنید

برای هر ایمیل یک اقدام اصلی در نظر بگیرید؛ مانند مشاهده محصول، ثبت‌نام یا درخواست مشاوره. موضوع، متن و دکمه باید به همان پیشنهاد مربوط باشند و اطلاعات ضروری فقط داخل تصویر قرار نگیرند. در خبرنامه‌های منظم، برنامه ارسال ایمیل را با استراتژی توزیع محتوا هماهنگ کنید تا موضوع و زمان ارسال با سایر فعالیت‌های بازاریابی همسو باشد.

۴. پیش از ارسال، آزمایش کنید

در نسخه آزمایشی، نمایش موبایل، نام مخاطب، لینک‌ها، تصاویر، نشانی پاسخ و لغو اشتراک را بررسی کنید. فرم یا مسیر خرید صفحه مقصد نیز باید کار کند.

بعضی ابزارها در حالت آزمایشی، شخصی‌سازی و رهگیری را مانند ارسال اصلی اجرا نمی‌کنند؛ در صورت نیاز، یک ارسال واقعی به فهرستی کوچک از آدرس‌های آزمایشی انجام دهید. اگر تعداد مخاطبان کافی و ابزار مناسب دارید، با تست A/B دو نسخه از موضوع یا محتوا را مقایسه کنید.

۵. نتیجه را با هدف کمپین بسنجید

تعداد ارسال به‌تنهایی معیار موفقیت نیست. برای دعوت به وبینار، ثبت‌نام مرتبط و برای معرفی خدمات، درخواست مشاوره می‌تواند معیار اصلی باشد.

لینک‌ها را با پارامترهای UTM، یعنی برچسب‌های شناسایی منبع و نام کمپین، مشخص کنید و کلیک را در کنار ارسال موفق فرم یا خرید بسنجید. اگر کلیک وجود دارد اما درخواست ثبت نمی‌شود، پیشنهاد، نمایش موبایل و عملکرد فرم صفحه مقصد را هم بررسی کنید.

خطاهای رایج ارسال ایمیل گروهی را چگونه بررسی کنیم؟

ابتدا متن اعلان برگشت یا گزارش سرویس را بخوانید؛ ارسال دوباره بدون شناخت علت ممکن است مشکل را تکرار کند.

ردشدن پیام با اسپم‌شدن یکسان نیست: پیام ردشده تحویل نشده است؛ پیام موجود در پوشه اسپم دریافت شده، اما در اینباکس قرار نگرفته است.

در Gmail شخصی، رفع محدودیت ارسال ممکن است تا ۲۴ ساعت زمان ببرد؛ این زمان برای تمام سرویس‌ها یکسان نیست. آدرس نامعتبر، صندوق پر و مشکل سرور نیز از علت‌های شناخته‌شده برگشت پیام‌اند.  اگر خطاها یا شکایت‌ها پس از ارسال افزایش یافت، ادامه ارسال گسترده را تا بررسی علت متوقف کنید. تغییر چند کلمه یا حذف تصویر، راه‌حل قطعی همه مشکلات تحویل نیست.

چه زمانی اجرای ارسال ایمیل گروهی را به شرکت متخصص بسپاریم؟

اگر تیم شما فرصت یا تجربه کافی برای آماده‌سازی مخاطبان، طراحی، تنظیم ارسال و تحلیل نتایج ندارد، همکاری با تیم متخصص قابل‌بررسی است.

پیش از شروع، درباره تأمین فهرست، خدمات مشمول هزینه، زمان اجرا، تأیید نهایی پیام، نگهداری اطلاعات و گزارش تحویلی توافق کنید. برای آشنایی با خدمات و نمونه‌کارها، صفحه ایمیل مارکتینگ سها را ببینید.

منابع: support.google.com /